Predtým ako začnete – upracte si hlavu a stôl

Človek začína, podľa mojich skúseností ,rozmýšľať na nejakým spôsobom zapisovania a organizovania svojich úloh, prípadne úloh zamestnancov a podriadených v tom momente, keď sa mu rozmnožia natoľko, že si ich už nepamätá a obyčajné zapisovanie na papier už nestačí.

Začať používať softvér na evidovanie a prideľovanie úloh je podľa mňa možné dvoma spôsobmi:

A, začnete si postupne zapisovať úlohy a prideľovať ich (či už sebe, podriadeným alebo manželovi) a v prípade, že vás to neprestane baviť, tak po takých dvoch až troch mesiacoch máte zhromaždených väčšinu úloh.

B, podľa mňa je lepším a rýchlejším spôsobom zhromaždiť si, čo možno najviac úloh naraz. Tento postup, ako som pred pár rokmi začínala ja, bližšie popíšem.

Ideálne je vyhradiť si čas, kedy Vás nikto neruší, vypnúť si telefón a zavrieť sa osamote (do pracovne, kancelárie…) V prípade, že je to nevyhnutné, obetujete radšej časť víkendu alebo noci, oplatí sa to.

Ja som postupovala nasledovne: pripravila som si kopu kancelárskych papierov A4 a pero, Post –It štítky.

Predtým ako som odišla do kancelárie, zobrala som si z domu všetky nezaložené papiere, reklamné letáky (ktoré som ešte nestihla vyhodiť), všetky neuhradené faktúry,( hodinky, určené na reklamáciu a baterky na vyhodenie do separovaného zberu) prezrela som šuplíky a kufor auta, či tam niečo zabudnuté nenájdem. (Ak vás toto zhromažďovanie popadne, je dobré upratať aj skrine, kuchynskú linku a iné, ja osobne mám pocit, že keď si mám upratať v hlave, musím najskôr upratať svoje okolie, inak sa mi to skrátka nepodarí). Myslím, že nie je potrebné zdôrazňovať, že je potrebné vyčistiť si tak domáce aj pracovné prostredie.

Keď som mala zhromaždila väčšinu položiek, tak som si začala zapisovať úlohy z nich vyplývajúce. Na jednu A4 som si vždy zapísala iba jednu úlohu. V prípade, že k úlohe existoval nejaký materiálny podklad  (napr. neuhradená faktúra, nevyreklamované hodinky) tak som si to dala do euroobalu a pripla som si to k danej A4. Pri prechádzaní všetkými papiermi som samozrejme zistila, že si nechávam veľké množstvo papierov, letákov…. len preto, že sa neviem rozhodnúť, čo s nimi. Tento deň je ideálny na zbavenie sa množstva zbytočností.( Musela som vybehnúť kúpiť si odpadové vrecia, tak na to myslite dopredu).

Po tom som si prešla všetky nevybavené maily, a tiež som si úlohy z mailov zapísala na samostatné papiere. Následne prišla asi najťažšia časť, začala som si zapisovať úlohy, ktoré som mala iba v hlave.

Táto blahodarná činnosť mi zabrala asi 6 hodín a vzniklo mi cca 120 úloh rôznej obtiažnosti od napísať mail kamoške k narodeninám, až po urobiť ročnú uzávierky firmy XY, či dať vymaľovať chodby v dome.

Následným krokom je evidovanie úloh v nejakom softvéri – o tom ďalší článok.